Що таке Прозорро Маркет?
Розділяючи позитивну оцінку роботи формату інтернет-магазинів з практики інших великих країн, в Україні також було створено нову гілку електронної системи закупівель. Тепер державні закупівлі онлайн тут можуть проводитися у допорогових цінових межах у спрощених умовах звичного магазину. Нова редакція закону «Про публічні закупівлі» регулює порядок тутешньої роботи обох сторін.
Звичайно, що практика річ важлива і з часом все урегулюється, та наразі зі сторони замовників та постачальників надходить велика кількість запитань. Команди підтримки не тільки головного ресурсу Прозорро, але й профільні спеціалісти з закупівельного процесу завжди допомагають своїм клієнтам. Тож, з огляду на досвід останніх, можна винести кілька основних запитань у роботі нового додаткового розширення.
Також, в квітні минулого року було затверджено порядок формування та використання електронних каталогів з боку Міністерства економіки, як додаток до основного закону. Трохи історичної довідки. З попередньої практики, допорогові закупки, які можна було не проводити через систему Прозорро, формувалися як прямі домовленності з постачальниками, уникаючи конкурентної складової тендерного аукціону. В таких умовах, корупційна тінь падала на кожного замовника, що просто публікував звіт про заключення договору.
Актуальні питання
Простий формат
З початку закупівлі замовник визначає маркування продукції майбутньої закупки. Це так званий CPV маркер. В одній закупівлі під одним маркером має бути продукції до 50 тисяч гривень. Тобто, замовнику вигідно єдиноразово освоїти такий грошовий об’єм. Після визначення позицій замовлення, замовник переходить до процедури оформлення. До речі, у процесі формування замовлення, у фоновому режимі складається чернетка майбутнього звіту у відповідній формі і замовнику немає необхідності додатково витрачати робочий час відповідальної особи. Отже, в кінці оформлення, постачальник має у своєму розпорядженні часу – до двох діб, для того, щоб підтвердити майбутнє виконання заявки, шляхом заключення договору. Щодо скорочення часу очікування є практична порада: можна попередньо зв’язатися з потенційним підприємством та спитатися щодо доцільності проведення закупки та наявності товару.
Відповідальний робітник
Такими, по суті, допороговими закупівлями відтепер займається уповноважена особа (УО) або робітник, на якого покладено такі обов’язки відповідно до штатного розпису. Особливої різниці між посадовими інструкціями цих людей немає, оскільки з першого січня 2022 року усі, хто займається закупівлями стануть Уповноваженими особами. Планування річних закупівель тепер має враховувати і договори об’ємом 50 000 гривень. Помітка про використання електронного каталогу магазину є обов’язковою. Особливу увагу слід приділяти кодовому маркуванню товару, оскільки помилка у плані потягне за собою невідповідності та штрафи. Регулярна перевірка довідника CPV кодів (Common Procurement Vocabulary) буде завжди доцільною.
Кваліфікація постачальника
Щоб пройти підтвердження кваліфікації постачальника, на обраному майданчику (що підтримує розширення маркетплейсу) подається заявка відповідно до конкретної категорії товарів. До складу необхідного пакету документів для підтвердежння досвіду та надійності, підприємець має надати не менше як двадцять податкових накладних, підтвердження минулих успішних закупівель (від п’яти) у системі Prozorro та кілька виконаних угод через електронний каталог. Якщо товар постачальника має специфічну категорію, як то нафтові продукти чи товари медичного профілю, склад поданих документів має уточнюватися.
Як постачальнику ефективніше працювати у Прозорро Маркет?
Як і в будь-якому іншому бізнес-середовищі, кількість спроб підвищує успішність справи. Постачальнику буде корисно подавати великий об’єм пропозицій. Для цього має бути впорядкований внутрішній штатний розпис та рівномірно розподілено обов’язки серед працівників, що відповідають за координацію з замовником та діяльність постачальника в державному інтернет-магазині. Внутрішні налаштування роботи напряму впливають на ефективніть зовнішньої кооперації підприємства. Тому, зрозуміло, щоподача комерційного кошторису має проводитися вчасно, але відповідність наявному асортименту відіграє ще важливішу роль.
Критичний підхід до структури своєї компанії має регулярно проводити кожний успішний підприємець. Врівноважений розподіл обов’язків між керівниками підрозділів та їх підлеглими - це головна запорука ефективної командної роботи. Призначення відповідальної особи, що буде займатися координуванням дій, спрямованих на освоєння великого ринку збуту у державному секторі, стане ключовим моментом. Саме ця людина повноцінно розумітиме, що та коли їй необхідно від співробітників для ефективної реалізації діяльності підприємства у Prozorro Market. Менеджер із закупівель має регулярно проводити звітність перед керівником щодо ефективності побудованої роботи та вносити необхідні корективи.
Увесь асортимент продукції, що може запропонувати підприємець для державного замовника, має бути впорядковано у суми до 50 тисяч гривень. Це зручний формат такої кратності закупівлі. В замовника є ціль максимально скоротити документальний обіг та сам процес проведення закупки. При цьому, важливо освоїти бюджетні кошти якомога ефективніше. Тобто, коли замовнику потрібні електричні лампи, наприклад, то постачальнику було би дуже доречно мати фже готовий сформований шаблон замовлення на енергозберігаючі аналоги з необхідними варіаціями комплектацій. Тому що тепер, замовник повинен брати до уваги життєвий цикл товару як критерій оцінки ефективності.
Такий підхід не тільки скоротить клопоти менеджеру з боку постачальника, але й підвищить ефективність усієї закупки з кінцевими позитивними відгуками з боку держави. А гарна репутація це гарантія того, що підприємство і завтра матиме державне замовлення, і, можливо, на ті самі енергозберігаючі лампи.