Сьогодні програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО) стали обов’язковим інструментом для більшості підприємців в Україні. Вони спрощують роботу бізнесу, дають змогу швидко фіскалізувати операції та зменшують витрати на класичні касові апарати.
Водночас практика показує, що помилки під час роботи з ПРРО це часте явище. В цій статті розберемо найпоширеніші з них.
Неправильно вибраний ПРРО
Одна з найпоширеніших проблем — неправильний вибір програмного рішення. Деякі підприємці обирають ПРРО «за порадою знайомих» або «бо дешевше», не враховуючи функціональні можливості, інтеграцію з платіжними системами чи специфіку свого бізнесу. В результаті програма не відповідає реальним потребам і створює додаткові труднощі.
Невчасне оновлення сертифікатів
Сертифікати електронного підпису мають обмежений термін дії. Підприємці часто забувають вчасно їх оновлювати, і в критичний момент система блокує можливість фіскалізувати чеки. Це призводить до простою і збитків.
Використання одного КЕП кількома касирами
Якщо кілька касирів працюють з одним КЕП, виникає ситуація, коли важко визначити, хто саме здійснив операцію. Це суперечить законодавству та може трактуватися як порушення касової дисципліни. У разі перевірки податкова не зможе ідентифікувати конкретного відповідального, а штрафи накладають саме на підприємця.
Невчасне закриття зміни
Законодавство зобов’язує підприємців щодня закривати зміну, формуючи так званий Z-звіт. Якщо касир забув виконати цю операцію, звітність у системі виглядатиме неповною або некоректною. При перевірці податкова може розцінити це як порушення порядку ведення обліку. До того ж, відкриті «висячі» зміни ускладнюють контроль за фінансовими потоками всередині самого бізнесу.
Відсутність навчання персоналу
Навіть найзручніше програмне забезпечення не працюватиме ефективно, якщо касири не знають, як правильно ним користуватися. На практиці це призводить до помилок: неправильний вибір товарної позиції, введення невірної суми, невміння працювати в офлайн-режимі чи закривати зміну. У підсумку – хаос у звітах і ризик штрафів.
Зберігання даних лише на одному пристрої
Багато підприємців тримають усі дані тільки на смартфоні чи планшеті. У випадку втрати, крадіжки чи поломки пристрою бізнес ризикує залишитися без історії операцій, налаштувань і доступу до ПРРО. Відновлення даних може зайняти час і призвести до зупинки роботи.
Збій у синхронізації з терміналом
Часто трапляються ситуації, коли банківський термінал і касовий апарат для ФОП працюють окремо, і сума платежу не синхронізується. Це призводить до невідповідності даних у чеках і бухгалтерських звітах. Проблема виникає через неправильні інтеграційні налаштування або вибір несумісного програмного забезпечення.
Помилка у формі розрахунку
Одна з поширених ситуацій — коли касир випадково обирає неправильну форму розрахунку. Наприклад, клієнт оплатив карткою, а у ПРРО операцію зареєстрували як готівкову, або навпаки. Такі помилки не є критичними, але їх потрібно коректно виправити, щоб уникнути плутанини у звітах.
Помилково виданий чек
Ще одна типова ситуація — коли клієнт отримав чек, але фактичної оплати чи продажу не відбулося.
Як виправити:
- Сформувати розрахунковий документ «Повернення товару».
- Вказати товар чи послугу, які анулюються, та суму повернення.
- Таким чином система відобразить коректні дані у звітах.
Немає даних електронного платіжного засобу (ЕПЗ) в чеку
Деякі підприємці стикаються з ситуацією, коли у чеку відсутня інформація про картку чи інший електронний платіжний засіб. Податківці іноді звертають на це увагу. Водночас законодавство не вимагає обов’язково інтегрувати ПРРО з POS-терміналами.
Як уникнути помилок: готові рішення
Оптимальний вихід — обрати перевірений сервіс, який автоматизує більшість процесів і попереджає користувача про потенційні проблеми. Наприклад, «Вчасно.Каса» пропонує:
- автоматичні нагадування про оновлення сертифікатів,
- інтеграцію з банківськими терміналами,
- офлайн-режим на випадок відсутності інтернету,
- швидке налаштування номенклатури та підтримку користувачів.
Чек-лист для ФОП
- Виберіть ПРРО, що відповідає вашому бізнесу.
- Перевірте інтеграцію з банківським терміналом.
- Забезпечте резервний інтернет та пристрій.
- Коректно налаштуйте номенклатуру товарів.
- Вчасно оновлюйте сертифікати КЕП.
- Перевіряйте роботу офлайн-режиму.
- Використовуйте техпідтримку сервісу.
Висновки
ПРРО — це зручний інструмент, але лише тоді, коли він налаштований правильно і враховує специфіку бізнесу. Більшість проблем виникає через неуважність підприємців до технічних нюансів. Використання сучасних сервісів, таких як «Вчасно.Каса», допомагає уникнути поширених помилок, зменшити ризики та забезпечити стабільну роботу бізнесу.