Апостол, апокаліпсис, апостіляція і деякі інші, іноді звучать майже непристойно варіанти - про що ж все це? А це все про нього - улюбленому нашому апостиля.
Далеко не всі юристи мають чітке уявлення у такій сфері, як легалізація документів. Але якщо юрист хоч іноді стикається з іноземцями, реєструє компанії з їх участю, займається акредитацією представництв або філій, розібратися в цій темі має сенс, тому що перше питання, яке постає:
«Як повинні бути оформлені іноземні документи, щоб в Україні їх можна було без проблем використовувати?»
У цій статті ми розглянемо, в першу чергу, питання про те, що собою являє легалізація. Однак, знаючи українські принципи легалізації, можна буде зорієнтуватися і в іноземних процедурах, тому що викладені принципи універсальні і виглядають з невеликими розбіжностями однаково в різних країнах.
Отже, які існують види легалізацій?
Відсутність формальностей
(Фактично відсутня вимога про легалізацію). Наприклад, документи, оформлені на Україні, приймаються в Росії без легалізації: досить зробити нотаріально завірений переклад на російську мову.
Правова підстава: «Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах» (або Мінська конвенція). Країни - учасниці: Азербайджан, Вірменія, Білорусія, Грузія, Казахстан, Киргизія, Молдавія, Росія, Таджикистан, Туркменія, Узбекистан, Україна.
Проставлення апостиля
Апостиль - найпоширеніша форма легалізації, з якої найбільш часто ми стикаємося на практиці https://apostillegroup.com.ua/apostil.html.
Правова підстава: «Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» (або Гаазька конвенція). Підписали практично всі країни Європи, США, деякі країни Латинської Америки. Періодично додаються нові країни, тому є сенс уточнювати актуальність інформації. Наприклад, недавно до Гаазької конвенції приєдналися Узбекистан, Таджикистан.
Деякі основні правила проставлення апостиля:
- Апостиль проставляється тільки в тій країні, де був виданий документ. Тому, якщо до вас надійшли, скажімо, документи, оформлені в Італії, і без апостиля, доведеться повертати їх назад - в Україні апостиль на них не проставити.
- Консульства та посольства повноваженнями з проставлення апостиля не володіють. Тобто в зазначеному вище випадку безглуздо звертатися до Посольства Італії.
- Апостиль потрібен тільки для закордону - його не потрібно ставити, якщо документ буде мати рух тільки в країні, де він був виданий / оформлений.
- Апостиль можливо проставити тільки на офіційні і нотаріально засвідчені документи. Тому, наприклад, на договір, оформлений в простій письмовій формі, апостиль, не проставляється.
- Якщо ж апостиль - неодмінна вимога приймаючої сторони, то договір доведеться нотаріально засвідчувати.
- Апостилі з різних країн виглядають ідентично. Заголовок апостиля повинен обов'язково містити слово «Апостиль» (Apostille). Ніякі інші печатки, штампи державних установ, нотаріальних контор апостилем не є.
- Апостилі проставляють конкретні державні установи - в залежності від типу документа - і в кожній країні вони свої.
- Апостиль не має терміну дії. Термін дії може мати сам документ.
- Процедура проставлення апостиля не проводиться автоматично. Вона включає в себе перевірку відповідності підпису посадової особи та відбитком печатки органу на пред'явленому документі наявними зразками. Саме тому проставити апостиль на неправомірно видані, підроблені документи не можна!
До речі, саме через процедуру проставлення апостиля ми регулярно виявляємо такого роду документи (найбільш часто підробляють документи про освіту; пару раз зустрічалися підробки свідоцтв, виданих органами РАГС). До слова, підроблені документи не повертаються, тому немає сенсу намагатися апостилювати куплений в переході диплом.
Консульська легалізація
Цей вид легалізації найскладніший, існував до Гаазької конвенції і існує до цих пір для тих країн, які її не підписали. Не універсальна процедура, оскільки кожен раз для кожної нової країни її доводиться проходити заново - на відміну від апостиля (апостиль проставив, і всі країни, що входять в Гаазьку конвенцію, такий документ повинні приймати).
Не підписували Конвенцію більшість арабських країн, країн Азії, Африки, Латинської Америки, а також Канада. На практиці найчастіше ми стикаємося з документами з або для КНР, ОАЕ, Саудівської Аравії, Ірану, Іраку. Відповідно, як ми для них, так і вони для нас повинні проходити процедуру консульської легалізації документів, якщо ми збираємося використовувати ці документи на території один одного.
Що являє собою консульська легалізація? По суті, це - поетапне проходження уповноважених державних установ - в кожній країні набір таких установ свій.
Легалізація через торгово-промислову палату
Апостиль проставляється, а консульська легалізація здійснюється тільки у відношенні документів, виданих державними установами, або оформленими в нотаріальному порядку.
Що ж робити з численними документами комерційного змісту (договорами, укладеними в простій письмовій формі, товаророзпорядчими документами, інвойсами і т.п.)? В цьому випадку їх легалізація являє собою проставлення відмітки Торгово-промислової палати. Мабуть, ця найменш формальна процедура в порівнянні з перерахованими вище.