Отримувати актуальну інформацію щодо наявності товарів на складі важливо для керівника. Це можливість оперативно відстежувати закупівлі, продажі, залишки, точно виконувати плани та раціонально витрачати кошти. Постійний контроль дозволить мінімізувати ризики й уникнути фінансових проблем.
Партійний облік – різновид складського, передбачає окреме відстеження кожної партії товару. Цей метод дуже зручний, тому його використовують на більшості підприємств. У такий спосіб простіше контролювати залишки, витрати, переміщення продукції, яка надходить на склад і завжди купувати тільки те, що необхідно.
Коли та чому це необхідно
Ця методика заснована на відмежуванні різних партій товарів та їхньому зберіганні окремо від попередніх. Партійний облік передбачає створення для кожного продукту картки, у якій відстежують його рух і вносять актуальні дані про зміни. Після продажу позиції цей документ закривають та формують новий про витрачання матеріально-виробничих запасів.
Такий спосіб контролю актуальний для підприємств, які працюють із великою кількістю однотипних товарів, особливо з обмеженим терміном придатності. Наприклад, його часто використовують у продуктових магазинах, щоб завжди бачити місце знаходження тієї чи іншої продукції. Партійний облік показує дату придбання, час закупки, фактичні залишки на складі, постачальника. Ця інформація знадобиться для прийняття правильних рішень щодо закупівель.
За допомогою методики зручно відстежувати роботу та ефективність взаємодії з постачальниками. Наприклад, регулярно перевіряти показники прибутку в результаті продажів отриманих від них позицій. У результаті вдасться укладати тільки вигідні договори про співпрацю й збільшувати продажі. Важливою також є можливість відстеження терміну придатності харчових продуктів, ліків, напоїв. Партійний облік допоможе уникнути списування протермінованих позицій.
Способи проведення
Є декілька методик – на кожному підприємстві вибирають ту чи іншу залежно від потреб. Наприклад, спосіб FIFO передбачає першочергове відвантаження зі складу товарів, які надходять до нього першими. За його допомогою простіше контролювати терміни придатності, бачити, яка продукція скоро зіпсується, та уникати великої кількості списань.
Ще одна методика – FEFO, під час її проведення беруть за основу не час прибуття, а кінцеву дату використання. Тобто першими списують продукти або ліки, для яких раніше спливає термін придатності. Рідше використовують LIFO, коли спочатку на списання відправляють продукцію, отриману останньою, такий варіант підходить для крихких, складних у транспортуванні виробів.
Щоб спростити та прискорити партійний облік, варто використовувати програмне забезпечення для автоматизації. USAP.ONLINE – не просто бухгалтерія онлайн, а сервіс із розширеним функціоналом:
- звітність та аналіз. З його допомогою керівник отримує доступ до актуальних звітів та інших документів онлайн і бачить всю інформацію в електронному вигляді. Вона оновлюється в реальному часі, тому завжди актуальна;
- формування відрахувань та документів для податкової. Програма дозволить уникнути помилок, пов’язаних із людським фактором;
- відстеження складських запасів, продажів за конкретними позиціями та торговими точками, проведення платежів за готівку, з банківської картки, на виплат.
USAP.ONLINE – не просто інструмент обліку, а сервіс для автоматизації більшості процесів. З його допомогою вийде відстежувати рух товарів, знаходити вигідних партнерів та загалом підвищити ефективність бізнесу.