Електронний документообіг або ЕДО - рух електронних документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.
Внутрішній і зовнішній документообіг
Документообіг в організації можна розділити на дві великі групи: внутрішній і зовнішній. При цьому зовнішній включає в себе документообіг з контрагентами та з державними контролюючими органами (ФНС, ПФР та інші).
Папір або цифра - це лише форма подання інформації. Будь-який вид документообігу можна автоматизувати. При переході від однієї форми до іншої, головне, розуміти, що цей процес покроковий. Як показує практика, відмовитися від паперу, в першу чергу, варто у внутрішніх процесах. Далі перехід на ЕДО буде протікати легше.
Для автоматизації внутрішнього документообігу розробники програмних продуктів пропонують системи, які забезпечують управління електронним документообігом, такі як СЕД, СЕДО. Як ось для прикладу тут https://ecom.ua/
Після автоматизації внутрішнього документообігу буде простіше перейти на комерційний електронний документообіг з контрагентами, або міжкорпоративний документообіг. У професійному середовищі цей термін прийнято скорочувати до абревіатури МЕДО. Технічні засоби, програмне забезпечення, а головне законодавство РФ дозволяють це зробити. З нормативною базою в області МЕДО можна ознайомитися, пройшовши за посиланням.
Не варто плутати МЕДО - міжкорпоративний електронний документообіг з міжвідомчий, який також позначається абревіатурою МЕДО. Це різні поняття. Остання являє собою взаємодію федеральних інформаційних систем ЕДО, учасниками якого є представники державного сектора: Уряд РФ, Адміністрація Президента Росії і федеральні органи державної влади РФ. Автоматизований обмін документами здійснюється в захищеному режимі. Мета МЕДО - підвищити ефективність управління електронним документообігом з боку державних органів влади.
Що стосується міжкорпоративного електронного документообігу, він передбачає обмін електронними документами між контрагентами, наприклад, рахунками-фактурами і первинними бухгалтерськими документами, причому із забезпеченням їх юридичної сили. Перехід на ЕДО означає автоматизацію обміну з використанням спеціальних сервісів, які пропонують оператори ЕДО СФ. Наприклад, за допомогою сервісу Synerdocs між компаніями можна легко організувати комерційний електронний документообіг. У зв'язку з тим, що сам термін «міжкорпоративний електронний документообіг» досить складний для сприйняття, його часто скорочують до ЕДО. При цьому особлива увага приділяється контексту, в якому використовується дане скорочення.
Автоматизація зовнішнього обміну з державними установами відбувається з використанням систем здачі звітності.