Електронний підпис — це механізм, який дає змогу гарантувати цілісність електронного документа та ідентифікувати його автора за аналогією з власноручним підписом паперового документа. Він має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис. Він відрізняється від письмового підпису тим, що він не візуальний, а відповідає послідовності символів.
І навпаки, цифровий підпис (написаний підписантом або вставлене зображення) і сканований підпис не мають однакової доказової сили, вони не є доказом згоди.
Електронний підпис має подвійну мету:
- гарантувати цілісність документа, тобто переконатися, що документ не було змінено між його підписом і ознайомленням з ним;
- аутентифікувати його автора, тобто переконатися в ідентичності підписанта;
- надати підтвердження згоди.
Для цього він повинен мати такі характеристики:
- автентичність: особу підписанта потрібно з упевненістю встановити;
- захист від підробки: одна особа не може видати себе за іншу;
- неможливість повторного використання: підпис є частиною підписаного документа і не може бути перенесений в інший документ;
- незмінність: як тільки документ підписаний, він більше не може бути змінений;
- безвідкличність: особа, яка підписала, не може його оскаржити.
Електронний підпис дає змогу підписувати за кілька секунд і без фізичного контакту документи, необхідні для належного функціонування компаній, такі як:
- Трудові договори.
- Рахунки.
- Замовлення на закупівлю.
- Доручення та договори купівлі-продажу.
- Котирування.
- Бухгалтерські документи.
- Юридичні документи.
- Нотаріальні акти.
Які переваги електронного підпису?
Електронний підпис, заощаджуючи час і гроші, є інструментом особливої продуктивності як для відправника, так і для одержувача. Це сприяє:
- Полегшенню надсилання та обміну документами, що можна зробити за допомогою комп’ютера чи смартфона;
- Прискоренню процесу підписання: документи можна підписувати за лічені секунди. Вони також можуть бути парафовані сторонами одночасно, а не послідовно, як у випадку з папером;
- Слідкування за змінами файлів у режимі реального часу: ви можете бачити, хто підписав, і, якщо необхідно, зв’язатися з тими, хто ще не підписав;
- Захист дематеріалізованих даних: довірена третя сторона гарантує цілісність ваших даних.
- Заощадження на покупці паперу, чорнила та друку документів, які підлягають підпису, а також на витратах на відправку або, якщо необхідно, на дорогу;
- Автоматизування своїх процесів: обробку або дії можна запускати після підписання документа;
Покращте умови життя своїх співробітників і клієнтів, дозволивши їм використовувати електронний підпис для управління своїми повсякденними адміністративними процедурами, ви звільните їхній час і сприятиме їхньому загальному задоволенню.
Інтеграція електронного підпису у вашу організацію є першим кроком у вашій цифровій трансформації. Це реальна можливість переосмислити певні аспекти роботи Вашого бізнесу. Переважна більшість програмного забезпечення електронного підпису пропонує можливість інтеграції з наявними інструментами. Цифрові інструменти запрошують нові способи роботи для обслуговування ваших клієнтів і вашої стратегії. Це допомагає покращити ваш імідж у клієнтів і дозволить виділитися серед ваших конкурентів.